Heidi格物志

不苛求完美,不停止进步。不懂数据的交互设计师不是好的产品经理。

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让电子邮件更给力

  

  

前些日子,整理过一些开会的技巧,(1),(2),(3),但是后来发现有效的会议并不能解决大部分的沟通问题,相反,电子邮件才是那低调但是着实影响着推动和沟通效率的罪魁祸首。

但是,电子邮件却往往不可或缺,即使我们有大量的会议,面对面工作,人手一部电话,电子邮件依然非常重要。
这是因为,电子邮件能 够将事情书面化,沉淀声音,落实决策,能够不受人在不在场影响,能够更加广泛知会信息、征询建议。

所以,发送有效的电子邮件,能够:

  1. 提升我们的工作效率——让邮件更加有效得到反应,让事情更加有效得到推动;

  2. 增强我们的影响力与专业性——邮件的覆盖面更加广泛,一封简介利落重点突出的邮件会让你的合作伙伴对你的印象更加好。

一起来学习让邮件发送得更加有效吧!今天,就一位同事的email做出了部分的建议,也分享出来,供各位拍砖。其实,我相信每个人都可以总结出这些显而易见的道理,只是:“知道容易做到难”。记录在此,也算自我备忘。

几个重要的假设前提

  • 很少有人愿意阅读长邮件——除非你告诉他不读会怎么样,赋予他责任

  • 很少有人愿意无理由主动做什么事情——特别可做可不做时,除非价值观特别好,喜欢多管闲事

  • 很少有人会仔细阅读你的邮件——千万不要发一封面向很多人的邮件,然后指望大家都在里面仔细阅读找出你期待他做什么事情。

不好的邮件特征

  • 写成散文,长而枯燥,又期待人去阅读——这是不现实的

  • 重点不突出,反而依赖收件人去提取关键信息:时间、行动、目标

  • 群发,导致邮件无针对性——《影响力》一书的观点时,如此会导致责任感被稀释和分散,发送的人越多,真正有价值的回应会越少

与此对应,好的电子邮件应该让收件人一眼就扫到重点:是什么,作为收件人,我需要在什么时间做什么。

邮件的类型
办公室邮件的作用,大概有以下几种(私人邮件不在其列):

  • 通知事情发生——如项目发布通知与预发布通知,决定我们已经做了,写邮件只是通知你们,你们是否回应一点都不重要,但是只要没说没收到就好。

  • 征询意见——决定未正式做,或者只是有个想法,希望大家给出意见和建议,你们的回应与否,尤其是回应的质量对于事情的推动进度非常重要。

  • 纯粹分享——FYI型邮件(For your information),我觉得有趣或者有用的东西,发给各位参考,通常我会期待一个“谢谢”,但是没有也没关系。即使这种邮件不重要,也确保不要让大家读完才发现原来是FYI类型邮件,而是在一开始就说明白:分享某某某。

  • 要求确认和拍板——一重要!一定要得到收件人,尤其是里面的关键人物的明确意见,否则事情无法开展,可能会造成延时和其他后果。

  • 邀约——一般是会议和讨论的邀约,会被收件人登记到备忘录里,建议此类邮件在标注清楚时间、地点、主题、内容的同时,使用outlook的会议邀请系统发送。

【说明】: 一般在工作里,“征询意见”和“要求确认拍板”的邮件会占多数。这两种邮件都需要针对性的技巧。在工作中,我发现有些同学容易把“要求确认和拍板”的邮件 误发送成为“征询意见”的邮件。明明期限都到了,事情无法落实,一看原来是确认邮件无人响应,收件人不理解事情的重要程度,看似纷纷程观望状态,发送人又 不给力去进行催促。所以到了点,发现决策无法达成。

如果你要发送的邮件属于“要求确认和拍板”类型的,请先检查事情是否已经经过了几轮的公开讨论,确实已经到了确认阶段,其次,请在邮件里标明下一步的行 动,若你们不确认,事情将会如何如何做等等。给出你希望得到最终答复的时间点。如有必要,请将你期望得到答复的人名附上,并强化指出。

发送之前,你需要做什么:

  • 知道你的目标——知道你的邮件类型是什么,在什么时间、方式、达到什么样的目标,你必须得知道这封邮件你是期望得到如何的结果,如果不得到,会对你的工作造成什么影响

  • 筛选收件人—— 在收件人的名单里,有哪些人是你需要得到明确态度的(发邮件后立即跟踪他!),有哪些人是你希望得到建议的(发邮件后立即征询他!),有哪些人是无关紧要 的参考者,有哪些人反而不发表意见比较好(否则你的群回邮件得到了来自无关紧要的人的反对意见,反而会让你束手无措,因为一旦有反对意见提出,你必须给予 响应,因此事情无法推动!)
    【原则】:精简名单,只发给关键人物,即那些会左右事情进程或能够给出有价值的建议的人。 当然,在项目前期讨论阶段,你可以发给更多的人,前提是:你必须有足够的意见管理能力,不至于被各种意见左右。

  • 写清楚——没有人愿意读长邮件,除非是让人爱看不看的FYI型邮件。 清楚不是指字体要放大,而是以下几点信息的快速传递:
    A. 这是什么事情?(What) 
    B. 计划在什么时间做?以及原因。(Why and plan) 
    C. 作为接收方,我要做什么?(Action) 
    D. 我要在什么时间做?(Deadline) 
    E. 我如何不做会如何?我如果做了会有什么价值?

更多技巧:

  • 避免在周一和周五发送重要邮件:否则你的邮件会被淹没在垃圾邮件里,有可能被忽视。

  • 邮件和口头、电话是好朋友:即使发送了邮件,也别忘记了口头或者电话方式告知重要人物,这会提升他对于邮件的响应速度。邮件其实作为正式文本和备忘信息.

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