会议那些事儿<三>：组织有效的会议
感谢天感谢地，感谢佛祖感谢上帝，码字到了吐血的时候，终于写到这一篇了。现在，是到了我们首先自己不做浪费别人时间的罪人的时候了。 首先，在分享组织心得和技巧前，我们有必要明确一下，到底有效的标准是什么？
一. 有效的会议 vs 无效的会议
为什么有效的会议对我们来说是至关重要的？
1. 正确的决策：有效果，会议作为公司企业决策流上重要的环节，有效的会议意味着我们能够拿到好的决策，做出正确的行动。
2. 节省成本：有效率，会议时间占据了我们工作时间的一半左右，会议有效率，能够让我们节省大量时间，从而也为公司节省大量的成本。
正所谓幸福的人都是相似的，不幸的人各不相同，一个有效的会议总是相似的，但是让一个会议死掉的原因却五花八门，这里只提取一下大致特征：
有效的会议：
1. 准时结束
2. 达到会议目标
3. 不需要或需要很好的重复工作
4. 参与者踊跃
5. 参与者感觉到有趣（这是锦上添花）
无效的会议：
1. 会而不议，议而不决
2. 决而不行，行而无责
3. 没有达成决策或者决策质量不高
4. 拖时
5. 乏味，没有参与感
无效的会议虽然部分上也可以说是参与者的问题，比如他们都不积极，他们都迟到了，他们都不踊跃发言，结果会后却叽叽歪歪，但是据我观察，大部分是组织者的责任，他没有让会议组织得更好。而下面提到的建议，若组织者能够留心执行，一定能够改善会议质量.
提炼一下，主要是三句话：会前6项准备，会中3项控制，会后3项追踪。
二. 开会之前——6项准备
若你没有时间细看，那么只要记住一句话就行了，那就是：带着清晰的目的开会！（meeting with purpose！）
1). 先确定会议希望达成的目标（objective）
2). 再想想会议的必要性（时机对吗？有可能被邮件、电话取代吗？）
3). 识别关键的问题和关键人物（key problem and key person）
4). 准备材料和主题
5). 预定会议室和投影仪
6). 预先设想一下可能会发生的冲突
关于第3点，识别关键问题以及关键人物，这个问题和你的会议目标密切相关，为了达成目标，这个会议上你们要确认哪些关键的问题，以及需要哪些关键人物来确认？作为组织者，你心里需要有个谱。如果你记性和我一样很烂，可以将你的会议目标、关键问题都打印出来，作为备忘。
三. 重要的邀约信
尽量，提前24小时发出你的邀请给那些该来参加的人。这包括关键人物、重要角色以及其他角色（比如支持者，头脑灵光而且暂时不忙的建议者，重要问题的评估者等等）。
tips：最好在邀请人时设置一个必选和可选的区别，outlook有这种功能。这样能够让必选的人物更加重视，也给予可选的同学选择的可能性。
另外，请重视你发出去的邀约信，如果时间允许的话，请努力做到：清晰，简单，但是加点尊重和吸引力。
有没有交代清楚会议的背景，为什么要开，会议的目标是什么？要讨论的主题是什么？有没有提供一些可预先查看的材料？
并不是你邀请的人都很清楚事情的前因后果，如果邀约写清楚一些，可以在会议上节省很多解释的时间。
举一个参考的案例：
案例一
案例二
至于反例，我就不说了，日常工作中经常收到，甚至有些邀请根本啥都没写，都写到邮件标题里，类似于：邀请大家过来和我们再过一遍需求，确保大家理解一致！之类的简单的话。
之前我们有个老大，写会议邀请一向是炉火纯青，用梨花体诗来写，不但优美，而且逻辑分明，读了之后让人忍不住就想去参加他发出来的会议。
所以，再达到基本要求之后，你也可以尝试着为你的邀请加点趣味和吸引力。
可参考的基本要求：
- 会议目的
- 会议主题
- 时间地点
- 如果有需要，增加参与会议的好处（额外的零食和水果也算）
- 如果有需要，附上参考的资料
关于邀约，我还想补充非常重要的一点：别以为发了邀约信就万事大吉了，对于关键人物和重要人物，最好在发邀约信前就确认好时间，而且在会议召开前30分钟，再电话确认一下，这样你才有时间应变。
四. 会议中三大控制
现在，开始开会了。做好三项控制，拿到完美结果。
1）. 时间
组织者切记要提前10分钟准备会议，你需要整理资料，布置会议室，调整好电脑和投影仪。
我经常见到一个会议室已经密密麻麻坐满人了，那组织会议的人才慌不迭地冲过来，调整投影仪，结果一群人干等着，这是对别人的时间极大的不尊重。
相反，若提前准备好，就可气定神闲，在脑子里过一遍进程以及一下可能会存在的风险了。
2）. 进程
确保该讨论的问题都被讨论到，确保每个问题的讨论都能够得到一个结果，无论是做，怎么做，还是不做以及暂时等待，一个问题一旦开始讨论，一定有个结果才能够过渡到下一个问题。
也要确保关键人物有明确的意见。
所以，进程控制非常重要。既不能在一个问题上停留太多时间，也不能草草结束。
3）. 风险
会议可能会被以下几种风险影响，而导致你的会议成为无效会议：
a. 关键人物临时放了你鸽子
b. 会议偏离了主题c. 为了一个议题争执不休
d. 遭到没有准备好的诘问
e. 参与者没精打采，不积极参与
f. 会议时间被不必要的解释说明搞得支离破碎
h. ......
对应以上的风险，有可能在同一个会议上发生。比如小林有一天约了老大和外包的服务公司来确认双方合作的方案，对方已经到了，结果小林的老板临时打了个电话说，堵车了，来不了了。会议照常开吧，结果有人提出了双方合同之后的结算问题，这个本来不在这次会议的主题中，结果围绕这个问题，讨论了很久，之后的一个功能点细节，也花费了很长时间来做技术上的讨论，而这个功能，还不一定会采纳。由于老大不在，对方的参与者也不积极对方案进行评审....
风险最好是被预防，但是万一预防不了，这些风险当然也有解决的办法，甚至有很多，这里就举例罢了，未必是最有效的。
a. 关键人物临时放了你鸽子
——最好的仍然是预防，提前30分钟和他确认时间，提醒他会议的重要性，并且告诉他其他的重要人物已经说要来了。如果他来不了，你在30分钟里可以做好决定：取消会议或者继续开会，开完会之后单独和他进行沟通。
b. 会议偏离了主题
——一开始就开张名义和大家明确本次会议的主题。当你觉察到会议已经偏离主题时，要即时引导大家回到主题上来。
c. 为了一个议题争执不休
——合理分配好每个议题花费的时间，最好不要在某个问题的讨论上停留超过5分钟的时间。
特别是当前问题只有少数人，甚至是两个人在讨论的时，就可以及时打断，告诉大家这个问题将作为待确认的点记录下来，等开会结束之后，找相关人员解决，然后通过邮件让大家周知。
d. 遭到没有准备好的诘问
——之前一个离职的同事，经常是让其他人比较害怕的。她经常会提出一些别人没有准备好的问题，而且屡试不爽。比如，她会问：你们预计产品上线后，使用这个功能的用户数会有多少？组织者（一般是pd），很诧异说，现在产品还在需求评审阶段，我怎么能够预知上线后的用户数呢？她继续问：我需要一个大致的数字去评估是否在我们服务器可接受的压力范围内，需要我需要这个数字。
产品经理当然现场无法拍出这个数字，因为众目睽睽，他当然不能随便拍。所以他们就陷入了为何需要这个数字的讨论中，最后，往往是pd妥协了，他线下会找一个数字给她，就这样，一个问题花费了10分钟。
——尽可能给自己准备好一份“常见问题”，比如那位pd，经历过这次尴尬之后，以后遇到同样的项目请同样的人，想必就会事先拍出一个数字来了吧，放心，那个提问的人也许有时只是为了得到一个答案，并不是很纠结答案是如何得到了，不过你要是想周全一些，就顺便连数字是如何拍出来也提前准备好了。据我所知，常见且棘手的问题可以有：
为什么要这么做？
为什么要改版？
你想达到什么目的？
怎么衡量你是否达到？
有什么意义啊
……
话说回来，我们又不是诸葛亮，谁知道会有什么问题啊。所以，当你遇到后，大不了先歪着脑袋想一下，如没有准备好答案，又是可以咨询其他参与者的问题，先抛给各位，询问一下有没有答案。
若还是没有，就谦虚地向那位提问的人说：很抱歉，我还真的不太清楚，我先记录一下，等会议结束之后我确认了，发邮件给大家好吗？或者，等会议之后，我和您详细了解一下好吗？
e. 参与者没精打采，不积极参与
这个……看个人吧。每个问题结束之后，你作为组织者一定要站出来及时引导，不然就冷了。
然后，试着把你的声调抑扬顿挫一下，不要像念经一样，让人昏昏欲睡了。
尽可能消除掉废话和无意义的话，才能够让大家都集中精神。
f. 会议时间被不必要的解释说明搞得支离破碎
是的，确实有些人来参加会议前对要做什么一无所知，所以他会问很多其他人也许很清楚的问题，或者是问一些不必要的问题，每一个问题的背后都是更多的问题，因此会议时间越来越不可控。
举个例子吧？
其他网站是怎么做的？
要预防此风险，确保你邀请的人都是“该来的”，另外，确保这些该来的人，对会议的背景有所了解。如果还是出现很多要求解释说明的问题，而且也是其他人感兴趣的问题，参考风险处理第3条，不要花费超过5分钟的时间。
对于提问者本人很关心但是其他人不关心的问题，拿出笔记本，记录下来，告诉他会后会和他讲解是能够平息提问者情绪且能够让会议继续前行的好办法。
另外，Heidi想补充一点的是：虽然解决混乱局面最主要是组织者的责任，但是作为参与者，旁观者清，有时候在帮忙解决混乱局面反而是有优势的，只要你不怕喧宾夺主，但是大多数情况，主持人会感谢你在混乱局面中跳出来，帮忙平息争议，或者将已经被讨论到一塌糊涂的议题帮忙抽取出一个个问题列到白板上，和大家确认是不是就是这几个问题。有时候这种招数非常有用，也非常能够帮助大家早点达到结果。
五. 重视你的会议总结
预留5－10分钟做一个简单的会议总结。
承诺单就是会议上通过讨论产生的下一步行动，在会议结束前，让问题的跟进人承诺完成的时间给大家。
如果会议总结完，你的会议时间刚好到了，那么一个有效的会议就完成了。但是，别忘记了还有后续行动，那就是重要的会议纪要时间。
六. 及时发出会议纪要
没有会议纪要的会议，也难免会有没有开完的感觉哦。
建议在会后24小时内将会议纪要发给参加会议的同学，也作为多方跟进和追踪的重要依据。
一个会议纪要应该包含哪些内容呢？
- 时间地点参与人（可选）
- 会议目标以及达成情况
- 会议上产生的决议
- 遗留的问题
- 下一步的行动
补充，下一步行动要记得以“承诺单”的方式发送，参考格式如下：
