Heidi格物志

不苛求完美,不停止进步。不懂数据的交互设计师不是好的产品经理。

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[杂思录]PPT本无错


不善于做某事的人,会崇拜或羡慕在这件事情上做得好的人。

这是常理。

但是有些事情除外,比如写PPT的,和写博客的。大家很难发自内心去钦佩那些做ppt好的或者写博客好的人。

我想,大概是因为很多人觉得:

  1. 这些都是表面功夫,说白了,一向被人认为不足以称为干货。

  2. 这些我没做好,只是因为我没有时间、精力投入,换而言之,我都忙正事,没空折腾。

只所以有这些“认为”,确实也是这些事情的背后,有一些哗众取宠的现象,比如,那么多靠PPT演讲、PPT设计声名大噪的人,可是仔细审视,发现貌似都是在做包装的活,把不怎么好的料包装包装,就貌似可以推陈出新的,聚焦于表面功夫(排版、配色、美化、配各种看似高大上的图),却很少讲思维逻辑。而那些写了书的,经常出去做讲座,培训,扬名立万的人,却正好就是自己身边的一个同事,也经常搞出错误,也没做果什么成功的产品,那么凭什么?还有很多博客写得很棒,借此也大大提升了个人知名度的人,可实际上拿得出手的产品却没几个。

就单说这PPT吧,因为我这几天正好和它较上劲了。

我厂有每年的晋升制度,很民主。简而言之,就是如果你是一个小工,觉得自己今年业绩不错,想要晋升,那么就自主提名(当然也不是想提就能提,比如还要考虑绩效分数、主管也要控制提名比例、晋升和入职的年份等等因素)。然后公司会安排一些评委(一般都需要高出晋升选手层级两级),然后安排个地点和时间,由晋升的同学在20-30分钟内进行述职演讲,然后各评委基于演讲和提问,给出一个评估,看对方是否符合上一个层级的要求。

晋升对于小工来说当然非常重要,但是很多小工,比如码农,最头疼的就是写PPT了。

所以这段时间有几个同学找我,拿出一个PPT,说:指导指导给怎么包装包装,我老板说太难看了。

好的食材,不需要太多烹饪技巧和调料。
但是不好的食材,却要放出很多葱姜蒜酱油料酒辣椒等调味品,才能够让人吃下去,掩盖食材的不足。可能很多人会把PPT当成后者,只是一个包装和烹饪——所以难怪会看不起精于此道之人。

由于不会做PPT的人太多,所以有段时间,大家几乎是心怀窃喜之心,到处转发关于亚马逊的一篇不要PPT的文章,好像由此找到了自己鄙视PPT的合理之处。把"做好PPT"这个技能模糊地与“不务实”“搞表面功夫”“忽悠”“华而不实”画上对号。

我个人一直喜欢PPT,有些项目,即使没有要求写PPT, 只要有时间,我也会自己写一份。有些PPT甚至只是我写给自己看的。我甚至开玩笑说:如果有一份只需要我写PPT,不需要去多方沟通、协同、搞各种龟毛细节……的工作就好了(这绝对是天方夜谭)。

我喜欢PPT的什么呢?

1. PPT可以化繁为简,帮助我们梳理思路

PPT在阅读和讲演时,一定是有次序的,先交代什么,再交代什么,最后总结什么……千万不要把PPT当成文档分割工具。工作中有太多的PPT,看似丰富、高大上,可是感觉就是把一些片段的内容,分页粘贴在PPT的页面上而已。单独拿出任何一页,都可以开始讲,但是从头阅读,感觉思路不连贯,有明显的拼凑痕迹。那么这就能够达成梳理思路的效果。

2. PPT可以帮我们进行取舍

PPT的空间是有限的,你不能补充太多细节,除非是你要做文档存档使用,否则它的形式会逼迫你只保留最重要的信息。这个过程即是非常重要的提炼过程。

3. PPT可以帮助听众聚焦

即使项目是错综复杂,PPT总是能够分页让用户在当前聚焦在你期望他们聚焦的事情和讨论上,而不是漫无边际。好的PPT在必要的环节,就应该去掉一切干扰信息,只保留你期望他们注意的。其他文档都无法达到类似效果。当然,你也可以不用它,自己在白板上花费几分钟写上板书。

用得不好的PPT当然缺点很多。比如:

1. PPT花费太多时间,导致我们无法干“正事”。

事实上,我喜欢PPT,但是我在写PPT之前,其实“想”了足够的时间,不管你做不做PPT,想都是必须要经历的阶段,那么有可能是想花了80%的时间,制作ppt只是20%,而且这20%不但可以帮我们去完善另外80%的思考,而且还可以作为项目存档、项目沟通、跨团队宣传,一举多得,实在没有理由不做。那么认为ppt很花时间的人,有可能是把想的时间也算到ppt上,或者不想清楚就开始去做,结果思维一下子被ppt分割成若干个不连贯的页面,越做越乱,一个ppt能够折腾一周都出不了稿。这块真的可以先尝试不做PPT,先思考清楚,然后再集中去制作。

2. PPT会误导用户忽略真正的问题

PPT的优点是便于作者去引导用户“聚焦”,同样,作者也可以利用这一点,规避某些问题,有意识地诱导听众做出他所期望而非其他人期望的决策来。这个问题,也是和作者有关,关PPT什么事呢?

3. PPT华而不实

拿出一个很精美的PPT, 结果后来的执行完全不一样。PPT太重装饰,吸引了大家的注意力,结果花费了精力去阅读去听,结果发现内容空洞无物,思维逻辑混乱…大家颇受其害,故以后就将帽子扣给PPT。这个问题,也是和作者有关,关PPT什么事呢?

PPT只是工具。错的只是用的人和用的方法,PPT本身是无错的。

你可以不用,只要你能够达到沟通、讲述的目标,时刻吸引用户的注意力,最终在充分理解的基础上达成共识。某位高管有次在员工大会上讲话,全程就是脱稿的,说他以前也习惯拿PPT去讲,PPT=Power Point , 但是他有一次刚好遇到PPT播放的时候有卡壳,该播放的内容出不来,导致自己那次既不Power,又不在 Point上,所以此后自己就刻意地减少用PPT才能讲话的机会。

同样,既然是工具,一旦我们精心去做了PPT,那么随时应该可以去脱稿,也要保持思路的一致性。比如前天我们开周会,虽然我准备了一个PPT,并且很得意。但是会上却偏偏没有投影仪,怎么办呢?直接去白板上脱稿讲。因为做PPT前,其实已经心中有数了,何惧没有PPT? 

评论 ( 4 )
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  1. yangyanglili15Heidi格物志 转载了此文字
    事物本身没有问题,有问题的是使用的人。有思想,才会有对错。单独的事物,都无关是非。
  2. crienaHeidi格物志 转载了此文字
  3. hai__xinHeidi格物志 转载了此文字